Pakalpojumu pārveide:

Šīs ir vadlīnijas un rokasgrāmata "Valsts pārvaldes pakalpojumu pārveides metodoloģijai".

Mērķis

Valsts pārvaldes pakalpojumu pārveides metodoloģijas (turpmāk - metodoloģija) mērķis ir piedāvāt aprobētu instrumentāriju visu valsts pārvaldes pakalpojumu sniegšanas procesu pārveidei, nodrošinot ātrāku un efektīvāku valsts pārvaldes pakalpojumu sniegšanu, samazinot valsts pārvaldes izmaksas un administratīvo slogu, un radot priekšnosacījumus valsts pārvaldes pakalpojumu sniegšanas procesu digitalizācijas straujākai attīstībai. Metodoloģija ir aprobēta piecās iestādēs - Valsts kasē, Nacionālajā veselības dienestā, Būvniecības valsts kontroles birojā, Valsts vides dienestā, Veselības un darbspēju ekspertīzes ārstu valsts komisijā, lai nodrošinātu metodoloģijas pielietojamību citās valsts pārvaldes institūcijās. Tā kā metodoloģija ir veidota kā “universāla” visām valsts pārvaldes institūcijām, tā satur galvenos principus un nosacījumus, pieļaujot elastīgu pielietojumu institūcijās atbilstoši to funkcijām un darbības specifikai.

Uz metodoloģijas bāzes izstrādātas vadlīnijas, kas sniedz detalizētu darbības nosacījumu izklāstu ar mērķi sasniegt vienotu un nepārprotamu metodoloģijas izmantošanu, pārveidojot esošos un veidojot jaunus pakalpojumus. Tādējādi vadlīnijās iekļauti dažādi pakalpojumu pārveides procesā izmantojamo metožu apraksti, dokumentu un veidlapu paraugi, zīmējumi un skaidrojumi, veicamo darbību plūsmas un shēmas.
 

Savukārt, praktiski un tehniska rakstura padomi, kā pielietot metodoloģiju un vadlīnijas, tiks ietverti rokasgrāmatā, kura satur video pamācību, un instrukcijas, tā nodrošinot metodoloģijas precīzu piemērošanu.

Lietotāji

Metodoloģijas lietotāji ir institūcijas - pakalpojumu turētāji un pakalpojumu sniedzēji.

Mērķa grupas

Metodoloģijas mērķa grupas ir valsts pārvaldes un atvasinātās publiskās pārvaldes (pašvaldības) vadītāji, kuru kompetencē ir pakalpojumu nodrošināšana.

PĀRVEIDES PLĀNOŠANA

Pakalpojumu pārveides plānošana ir pirmais posms valsts pārvaldes pakalpojumu pārveidei institūcijā un attiecas uz visu institūciju kopumā. Šajā posmā nepieciešams apskatīt un izvērtēt:

  • institūcijas vidējā termiņa un ilgtermiņa mērķus
  • institūcijas prioritātes
  • institūcijas darbības stratēģiju
  • nozares attīstības plānošanas dokumentus
  • institūcijas funkcijas
  • institūcijas pakalpojumu jomu
  • pakalpojumu attīstības virzienus
  • pieejamos līdzekļus un resursus

Posma rezultātā jāpieņem lēmums par izmaiņu nepieciešamību.

Pašnovērtējums par institūcijas valsts pārvaldes pakalpojumiem

Pašnovērtējums par institūcijas valsts pārvaldes pakalpojumiem nepieciešams, lai izvērtētu un apzinātu situāciju pakalpojumu jomā kopumā - izprastu, kādus pakalpojumus institūcija sniedz, vai ir pakalpojumi, kas pastāv, taču faktiski netiek sniegti, kādi resursi tiek patērēti katra pakalpojuma sniegšanā u.c. Pašnovērtējums ļaus identificēt tos pakalpojumus vai pakalpojumu grupas, kurās vissteidzamāk nepieciešams veikt izmaiņas un uzlabojumus. 

Pašnovērtējumam par pakalpojumu jomu var izmantot dažādus rīkus, piemēram, CAF modeļa piedāvāto pašnovērtējuma rīku, EFQM un Investors in Excellence rīkus vai metodoloģijā ietverto "Pakalpojumu novērtēšanas rīku".

Pārveides plāns

Kad veikta pakalpojumu jomas izvērtēšana un identificēti tie pakalpojumi, kuri primāri jāpakļauj pārmaiņām, Pārveides vadības darba grupa var izveidot Pakalpojumu pārveides plānu. Pakalpojumu pārveides plāns nepieciešams, lai realizētu pakalpojumu pārveidi koordinēti un pārskatāmi. Plāns var tikt precizēts un papildināts pārveides procesa laikā. Plāns jāveido tikai par to pakalpojumu vai pakalpojumiem, par kuru pārveidi ir pieņemts lēmums. 

Plāns ir izmantojams, lai koordinētu dažādas aktivitātes institūcijas ietvaros un pakalpojuma pārveides cikls negatīvi neietekmētu institūcijas darbību.

Pārveides plānā ir jāietver: 

  • pārveides mērķis
  • esošās situācijas pārskats
  • Pārveides projekta vadības grupas sastāvs
  • Pārveides projekta vadības grupas pienākumi
  • galvenās aktivitātes un to laika plānojums
  • būtiskās zināmās atkarības un ārējās ietekmes
  • nepieciešamais vadības un IT atbalsts
  • finanšu nodrošinājums
  • u.c. lietas, atbilstoši institūcijas aktivitāšu plānošanas praksei.

 

Ņemot vērā to, ka šajā stadijā nav zināms, kādas tieši izmaiņas pakalpojumā tiks realizētas, Plāns sākotnēji jāveido līdz izmaiņu ieviešanas fāzei, paredzot tajā laiku un resursus vajadzību izpētes, izmaiņu tvēruma precizēšanas un izmaiņu sagatavošanas fāzēm. Šie procesi aizņems vidēji 3-6 mēnešus, atkarībā no pakalpojuma sarežģītības.

Pakalpojuma pārveides projekta risku vadība

Lai Pakalpojuma pārveides projekta realizēšana noritētu veiksmīgi, Pārveides projekta vadības grupai nepieciešams identificēt potenciālos pārveides projekta riskus, novērtēt tos un noteikt riskus mazinošus pasākumus un pastāvīgas kontroles. Efektīviem risku vadības procesiem jāparedz regulāra identificēto projekta risku uzraudzība un pārskatīšana visā pārveides projekta gaitā. Rekomendējams risku vadību iekļaut regulāros procesos, piemēram, Pārveides projekta vadības grupas iknedēļas vai ikmēneša sanāksmēs. 

Lai sākotnēji identificētu potenciālos pārveides projekta riskus, Pārveides projekta vadības grupa var izmantot tādas metodes kā "Prāta vētra" un "Apgrieztā domāšana".